الإستراتيجيات التي تحتاجها لتتحصن ضد لصوص الوقت:
1 - مقاطعات التليفون:
أ) يمكن أن تخبر من يتصل بك بأنك كنت في طريقك للخروج إذا كنت فعلاً تنوي الخروج.. وإن أمكن أن تقول له إنك الآن في اجتماع هام، وأنه يمكن أن يتصل بك في وقت لاحق؟.. أو أنك تتحدث تليفونياً مع شخص آخر في أمر هام لابد من إنجازه، وأنك سوف تتصل به فور انتهائك من المكالمة؟.. وإلى غير ذلك من الأعذار الحقيقية التي تجعلك تتفرغ إلى إتمام عملك الذي بدأته.
ب) اطلب من سكرتيرك أن يحجب عنك المكالمات وأن يتلقى الرسائل نيابة عنك.. وعندئذ تستطيع أن تقرر متى تجيب على المكالمات التي تتلقاها. قم باتصالاتك عندما تشعر بأنك غير نشيط - مثلاً بعد تناول وجبة الغذاء أو بعد الظهر - ولا ترد على أي مكالمة إلا في حالات الضرورة القصوى والطوارئ.
2 - مقاطعات الآخرين: أ) تحدث إلى من يقاطعك وأنت واقف حتى لا تعطيه الفرصة للجلوس وعرض شكواه عليك.
ب) أخبره بأنك كنت تريد أن تريه شيئاً ما وأصحبه إلى الخارج، واعرض عليه أي شيء ثم عد إلى مكتبك وحدك بدونه.
ت) اذهب أنت لرؤية الشخص الذي يتسبب في مقاطعتك بدلاً من أن يأتي هو إليك، بهذه الطريقة يمكنك الانصراف وقت ما شئت.
ث) إذا أردت أن تبتعد عن الإزعاج والمقاطعات فأغلق باب مكتبك واجعل سكرتيرك يأخذ المواعيد لك في نهاية اليوم أو اطلب منه أن يضع لافتة "نرجو عدم الإزعاج" على بابك المغلق بهذه الطريقة سوف يعتاد الآخرون على احترام وقتك والحفاظ على وقتهم أيضاً.
ج) أخيراً ضع في مكتبك أقل عدد ممكن من المقاعد وبهذه الطريقة لا تشجع الآخرين على القدوم إلى مكتبك لتجاذب أطراف الحديث.
3 - مقاطعات تتسبب أنت بها: أ) احرص أن تقوم بالعمل مرة واحدة، لا تحفظه في ملف لوقت لاحق بل قم بأدائه والانتهاء منه وركز على ما تقوم به من عمل، وإذا شعرت بالتعب أو بأن ذهنك يتشتت وجه تركيزك إلى النتائج والفوائد التي ستعود عليك من وراء إنجاز هذا العمل.
4 - اجتماعات ومقابلات: ابدأ أولاً بأن تسأل نفسك: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الاجتماع؟.. ثم افعل الآتي:
أ) إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء لا تذهب وألغ الموعد.
ب) إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء بل من المهم أن أعرف ماذا يحدث يمكنك أن ترسل شخصاً آخر لينوب عنك.
ت) إذا كانت إجابتك "نعم" إن الاجتماع مهم ويجب أن أكون هناك فضع الجدول وابدأ اجتماعك في موعدك المحدد.
5 - التأجيل/المماطلة: إذا ما كان هناك شيء في قائمة الأشياء التي سوف تقوم بها وأجلت عمله أكثر من ثلاث مرات. فاعلم أنك تماطل - توقف عن ذلك، أحضر الأوراق أمامك ووجه إلى نفسك هذا السؤال: "ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا الشيء؟.. وما هي درجة أهميته؟.. بعدها اتبع الآتي:
أ) إذا أجبت: إنه أمر هام، إذن افعله.
ب) إذا أجبت: إنه هام لكن ممكن أن يفعله شخص آخر، قم بتفويضه.
ت) إذا أجبت: لن يحدث شيء وهو ليس مهماً على أي حال، فأهمله.
6 - البريد والعمل الورقي: أ) قم بتدريب سكرتيرك على تلقي البريد والأعمال الورقية وفرزها وعرض المهم فقط عليك.
ب) ضع البريد في ملف خاص اقرأه عندما ينخفض مستوى نشاطك بعد الغداء أو في نهاية يوم العمل.
ت) قم بتفويض الرد على البريد أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
ث) الإفادة المزدوجة من الوقت: عندما يكون لديك موعد لدى الطبيب ضع أمامك احتمالاً أنك سوف تنتظر لفترة من الوقت حتى يأتي دورك، واصطحب معك الأوراق التي تريد الاطلاع عليها، بهذه الطريقة سوف تنجز بعض الأعمال، ولن تضيع وقتك في الانتظار.
7 - التقارير: وجه إلى نفسك هذا السؤال: ماذا سيحدث إذا لم أكتب هذا التقرير؟.. هل يمكن أن أفوض شخصا آخر بالقيام به؟.. إذا أجبت: لن يحدث شيء إذاً لا تكتبه، أما إذا كان مهماً ويمكنك تفويضه، فافعل ذلك.. أما إذا كان لزاماً عليك أن تفعله بنفسك، إذن يمكنك أن تقوم بكتابته في وقت ينخفض فيه نشاطك وتقل فيه طاقتك.
8 - اختلاط الأولويات: ضع قائمة بكل الأشياء التي تريد القيام بها اليوم، ثم أعد كتابة القائمة وفقا لترتيب الأولويات ابدأ بالأهم فالمهم، ابدأ بالأشياء التي يجب إنجازها فوراً ثم تلك التي ينبغي أداؤها في وقت عاجل، وأخيراً ما تريد أن تفعل، اذكر في قائمتك وقتاً للمفاوضات، ووقتاً لمقابلة العملاء، ابدأ بإنجاز أول الأولويات، والتزم بها حتى تنتهي منها ثم انتقل إلى ما يليها في القائمة وهكذا.
9 - الجهود المضاعفة: ابدأ اليوم وتعود أن تقوم بالشيء الواحد مرة واحدة، وإذا كان بين يديك بعض الأوراق فأنجزها اليوم أو فوض شخصاً آخر ليعتني بها أو ألقِ بها بعيداً. لا تحفظها في ملف لأنه إذا لم يتوفر لديك الوقت الآن لتقوم بإنجازها فإنك غالباً لن تجد الوقت في المستقبل أيضاً، لذلك انتهِ منها مرة واحدة.
10 - التخطيط غير المتعقل: كن واقعيا بشأن خططك، واسأل نفسك هل أستطيع أن أنجز كل خططي في الوقت الذي أحدده لها؟.. إذا كانت إجابتك "لا".. فقم بوضع خطط أكثر واقعية.
11 - كن منظماً: أ) ابدأ بإخلاء كل أدراج مكتبك.
ب) ضع قائمة بالأشياء التي تريدها فعلاً وتحتاجها على مكتبك وفى أدراجك ثم تخلص من الأشياء الأخرى.
- 12 ضع نظاماً لحفظ الملفات: تأكد من أن لديك نظاماً ملائماً لحفظ الملفات مرتباً أبجدياً. اجعل سكرتيرك يضع قائمة بكل الملفات وبهذه الطريقة تستطيع أن تجد أي ملف بسهولة إذا ما كان عليك أن تبحث عنه بنفسك.
تخلص من الملفات غير الهامة لأنها تزحم المكان بدون داع.
تذكر أن 80% من كل الأشياء التي تضعها في ملفات لا تعود للنظر فيها ثانية.. لذلك قبل أن تحفظ أي شيء اسأل نفسك: ماذا سيحدث إذا لم يكن لدى هذه الورقة؟.. إذا أجبت لا شيء، إذن ألقِ بها بعيداً. أما إذا أجبت أنها مهمة فاحفظها في الملف الخاص بها.
في كل 90 يوماً قم بمراجعة ملفاتك وتخلص من القديم منها، يجب ألا يزيد سمك كل ملف عن بوصة واحدة.
-13 العلاقات الاجتماعية: اسأل نفسك: ما سيحدث إذا لم أحضر هذا العشاء أو ألبي هذه الدعوة؟.. إذا كانت إجابتك "لا شيء" اتصل فوراً وألغ الموعد، أما إذا كان الأمر مهماً فأرسل شخصاً آخر يمثلك، أو اذهب بنفسك على أن تنصرف بأسرع ما تستطيع.
- 14 تعلم أن تقول "لا": لا تجعل كلمة "لا" تشعرك بالذنب. فمن الأفضل أن تقولها عن أن تفقد وقتك الثمين وتزحم جدول أعمالك بمهام غير ضرورية من شأنها أن توترك وتزيد من ضغوطك. لذلك قبل أن تقول "نعم" اسأل نفسك السؤال الآتي: ماذا سيحدث إذا قلت "لا"؟.. إذا أجبت بـ "لا شيء" إذن ارسم ابتسامة على وجهك وقل: "لا".
- 15استثمر الأجهزة الملائمة: اجعل الأجهزة الملائمة استثماراً لك. استبدل الأجهزة القديمة الدائمة التوقف الموجودة بمكتبك بأخرى تتناسب مع احتياجاتك وتحافظ على وقتك ولا تثير غضبك، فكر في الأجهزة كنوع من الاستثمار وليس كبند للإنفاق والتكلفة.. فالأجهزة غير المناسبة سوف تكلفك الكثير وتبطئ من تقدمك على المدى الطويل.
- 16وقت الغداء: إذا كان الجميع يذهبون لتناول الغداء في وقت الظهيرة تقريباً فاذهب أنت قبل الجميع بحوالي الساعة 11:30 أو بعد ذلك حوالي الواحدة، فبهذه الطريقة سوف تحصل على خدمة أسرع وبالتالي تنتهي من طعامك في وقت أقل وتحافظ على وقتك، يمكنك أيضاً استغلال وقت الغداء للقيام بأعمال أخرى فيمكن أن تدعو عميلاً أو مديراً آخر للغداء، وبذلك يمكنك أن تستغل تلك الفترة في مناقشة العمل أو الأمور المتعلقة بينكما.
- 17أغلق التليفزيون: يمضي الناس حوالي ساعتان ونصف أو أكثر في المتوسط أمام التليفزيون يومياً وفقاً لتقدير إحدى الدراسات.. فلا تستسلم لتلك العادة السيئة وتستمر في مشاهدة التليفزيون باستمرار، فالأفضل أن تمضي هذا الوقت مع أسرتك وأبنائك، ويمكنك أن تشاهد البرنامج المفضل لديك ثم أغلق الجهاز مباشرة.
18 - وقت النوم: يقول الأطباء إن معظم الناس يذهبون إلى النوم ليس عندما يحتاجون بدنياً لذلك أو عندما يكونون مرهقين أو متعبين. فهم ينامون فقط بحكم العادة والتعود. لذلك فالذهاب للنوم مبكراً والاستيقاظ مبكراً هو النصيحة الغالية التي يقدمها كل الأطباء.
- 19وقت الطيران: إن ساعة واحدة في الطائرة دون أي مقاطعة تقدر بما يوازي 4 ساعات في عملك بالمكتب مع كل أنواع المقاطعات اليومية التي تقابلك، فاطلب مقعداً في الطائرة بجانب النافذة وبعيداً عن أي مصدر للإزعاج (مثل المطبخ أو منطقة الحمام).. وبهذه الطريقة لن يقاطعك أحد، ويمكنك أن تستغل وقت سفرك في إنجاز تقاريرك، وأبحاثك، وأعمالك الورقية وما إلى ذلك، وعليك فقط أن تتجنب إغراء التليفزيون أو قراءة المجلات والصحف.
20 - احصل على شهر إضافي كل عام: إذا استيقظت ساعة مبكراً كل يوم في أسبوع العمل سوف تحصل على خمس ساعات إضافية في نهاية الأسبوع، إذا ضربت في 50 أسبوع فالإجمالي سيكون 250 ساعة، قسمها على 8 ساعات (يوم العمل العادي) تكون النتيجة 31 يوماً أو شهراً إضافياً كل عام. 1 × 5 × 50 = 31 يوماً عندما تستغل هذا الوقت بحكمة يمكنك أن تزيد من دخلك بشكل مذهل 30% مثل الأشخاص الناجحين جداً يخططون وينظمون وقتهم بشكل مستمر ودائم. اعلم أن ساعة واحدة تقضيها في التخطيط تساوي 4 ساعات من الإنجاز.. أي أن العائد على استثمارك يكون 400%.
