س ـ بين ثلاثة اسباب رئيسة لاستخدام الحاسب وتقنية المعلومات في المكاتب؟
ج- 1- زيادة الانتاجية من خلال الاستخدام الامثل للخبرات المتوفرة.
2- تخفيض التكاليف وتوفير الجهد المبذول في القيام بالاعمال المكتبية .
3- الدقة والسرعة في الانجاز .
4- رفع مستوى الاداء من خلال زيادة عملية التعاون والاتصال بين طاقم العمل .
س- من المصطلحات الشائعة في مجال تقنية المعلومات والاتصال مصطلح (اتمتة المكاتب ) اشرح المقصود بهذا المصطلح ؟
المقصود بهذا المصطلح هو: استخدام تطبيقات الحاسب وتقنية المعلومات والاتصال في تيسير امور المكاتب بشكل آلي.
س- مااهم مزايا البريد الالكتروني ؟
ج/1- الاستغناء عن صناديق البريد التقليدية.
2- تستقبل مجموعة من الرسايل في أي وقت واي مكان تشاء . 3- القدرة على توجيه عدد كبير من الرسائل لعدد من المستفيدين بتكاليف اقل وسرعه اكبر.
4- تزودنا خدمة البريد الالكتروني بمجموعة كبيرة من المعلومات عن الرسائل المرسلة والرسائل المستقبلة كتاريخ وصول البريد وحجم البريد ونوع البريد هل هو سري ام عام والتاكد من وصول البريد واستلامه.
س- اشرح كيف يمكن للبريد الصوتي ان يسهم في تقليل الاعمال الكتابية والورقية لدى المؤسسة ؟
ج- من خلال استخدام الصوت في نقل الرسائل بدلا من الكتابة حيث يسمح هذا التطبيق للمتصل هاتفيا بترك رسالة صوتية في صندوق بريد صوتي لمستقبل المكالمة ويمكنه سماعها في أي وقت شاء من خلال طلب رقم معين لصندوق البريد الوتي وادخال رقم تعريفي خاص به .
س- بين كيف يسهم العمل عن بعد في تخفيض التكاليف المدفوعة في المؤسسة ؟
ج- من خلال وسائل الاتصال الحديثة فاصبح الان بامكان الموظفين ان يعملوا من منازلهم ولا يتطلب ذلك حضورهم الى مقر العمل حيث يزود الموظف باجهزة حاسب واتصالات تمكنه من التواصل مع الشركة في كل وقت ويقوم الموظف بارسال الاعمال والتقارير وتوزيعها واستقبال الاعمال المكتبية المطلوب منه وانجازها وهذا يسهم في خفض التكاليف المدفوعة من خلال الاستغناء عن التكاليف انشاء مكاتب للعاملين وتوفير مواصلات لهم وكذلك من خلال التقليل من الوقت المبذول لانجاز العمل حيث ان ذلك لا يستدعي حضور الموظف الى مقر العمل .
س- عدد اهم استخدامات المؤتمرات المرئية في جوانب الحياة المختلفة ؟
ج-/ 1- المحاضرات العلمية .
2- المؤتمرات بشتى انواعها .
3- العمليات الطبية .
4- التعليم عن بعد .
س- ما فائدة نظم التصميم بالحاسب ؟
ج- للتصميم الهندسي والصناعي للمنتجات والاجهزة والمباني المعمارية ونحو ذلك حيث يسمح باعداد رسومات تفصيلية وجداول دقيقة عن كل مكوناتها .
س- حدد النظام التجاري المطلوب لما يلي :
الــمـــهـــام
النظام التجاري المطلوب
معرفة اجازات الموظف ومواعيدها
نظام ادارة الموظفين
تحديد كمية المخزون من بضائع .
نظام المستودعات
تقدير ايرادات العام القادم لمؤسسة تجارية
نظام الميزانية
احتساب مكافاة خارج الدوام للموظف
نظام الرواتب
س- ما التجهيزات التقنية التي يجب توافرها لجعل جهاز الحاسب يقوم مقام جهاز الفاكس في ارسال الفاكسات واستقبالها ؟
ج- خط هاتفي موصول بالحاسب .
- جهاز فاكس مودوم .
س- كيف يمكن تحديد اذا ماكانت خدمة الفاكس مفعلة داخل جهاز الحاسب لديك ام لا ؟
ج- من خلال الخطوات التالية :
1- تشغيل جهاز الحاسب الآلي ثم اختيار الامر (أبدا).
2- من قائمة (أبدا) يتم اختيار الامر (لوحة التحكم ) .
3- النقر المزدوج على الايقونة (اضافة او ازالة البرامج).
4- ننظر اذا كان الاختيار (fax services) امامه اشارة (p) فهذا يعني ان الخدمة مفعلة واذا لم تكن هناك اشارة (p) فهذا يعني ان الخدمة غير مفعلة .
س- عند كتابة مستند في برنامج مايكروسوفت وورد فمن أي قائمة يمكن عن طريقها ارسال المستند كفاكس ؟ وما الامر الخاص بذلك ؟
ج- يتم ذلك من خلال القائمة( ملف) ثم اختيار الامر( طباعة ).
س- هل يمكن ان اضع صفحة غلاف بشكل تلقائي للمستندات التي اقوم بارسالها؟ ما خطوات ذلك ؟
ج- نعم
- اختيار الامر( طباعة) من قائمة (ملف).
- ثم اختيار الامر (fax) والنقر على زر (موافق).
- بعدها سيتم تشغيل معالج ارسال الفاكس حيث سيتم تحديد اسم الشخص المرسل له الفاكس ورقم هاتفه .
- بعدها ستظهر نافذة تطلب تحديد شكل صفحة الغلاف من خلال الاختيارمن القائمة (قالب صفحة الغلاف).
س- اذكر اربعا من المهام التي يتطلبها عمل مدير المدرسة ويمكن لتطبيقات الحاسب ان تسهم في تنفيذها وتنظيمها ؟
ج/ - ارسال بريد الكتروني لادارة التعليم او ولي امر طالب او احد المعلمين .
- ارسال فاكسات للجهات التي تتعامل معها ادارة المدرسة .
- جدولة اعمال الاجتماعات التي تقام في المدرسة .
- تنظيم الاعمال المكتبية التي يقوم بها مدير المدرسة .
س- ماالمهام الرئيسة التي يمكن ان يقوم بها برنامج الآوتلوك لتنظيم الاعمال الادارية ؟
ج/ - ارسال واستقبال البريد الالكتروني .
- تنظيم المواعيد والاجتماعات .
- حفظ اسماء الجهات التي يتعامل معها المستخدم وارقام هواتفهم وعناوينهم البريدية .
س- عدد اربعة من المكونات الرئيسة لشاشة برنامج الآوتلوك .وما وظيفة كل واحد منها ؟
م
العــنـــصـــر
الــــــــوظـيــفــــة
1
اليوم (outlook)
معاينة لليوم الخاص بالمستخدم حيث يستطيع رؤية ملخص الموعيده ,وقائمة بمهامه,وعدد رسائل البريد الاكتروني الجديدة لدية
2
Lndex
يتم من خلال هذه المهمة عرض الرسائل البريدية الواردة
3
التــقـويـم
يشبة التقويم المستخدم في حياتنا اليومية حيث يسهل انشاء المواعيد وتنظيم الاجتماعات .
4
جــهــات الاتصال
هي بيانات الاشخاص الذين تتعامل معهم كارقام هواتفهم او عناوينهم البريدية .
5
مــهـــام
هي مجموعة النشاطات التي تقوم بها سواء كانت شخصية او خاصة بالعمل والتي تريد تعقبها حتى يتم انجازها .
س- هل يمكن من خلال برنامج الآوتلوك الاطلاع على نسخة من التقويم الهجري ؟ كيف يتم ذلك ؟
ج- نعم
1- بعد تشغيل برنامج الآوتلوك يتم اختيار الرمز( التقويم) الموجود في شريط ادوات اوتلوك
2- عند ذلك جدول الايام والتواريخ وبالتقويم الهجري في نافذة التقويم .
س- ما البيانات التي يمكن ان احددها عند انشاء موعد جديد من خلال برنامج الآوتلوك ؟
- موضوع الموعد .
- موقع الموعد .
- تحديد موعد للتذكير قبل الموعد .
- وقت بدء وانتهاء الموعد .
- الجهات المشاركة في الموعد .
س- ما الفرق بين كلمتي (البيانات والمعلومات) في استخدامات الحاسب ؟
ج- البيانات:هي المادة الخام التي يقوم الحاسب بمعالجتها .
- المعلومات:هي مايدركه مستخدم الجهاز من المفاهيم عند الاطلاع على هذة البيانات .
س- عرف قاعدة البيانات واذكر بعض امثلة قواعد البيانات ؟
ج- هي كمية كبيرة من البيانات يتم تخزينها من قبل مستخدم الحاسب طبقا لقواعد معينة في اوساط تخزين للحاسب .
- من امثلتها: قاعدة بيانات الحجز لخطوط الطيران ، وقاعدة بيانات الاحوال المدنية .
س- عرف قاعدة المعلومات، واذكر بعض امثلة قواعد المعلومات ؟
ج- هي مجموعة من ملفات الحاسب يمكن من خلالها البحث واسترجاع معلومات مخزنة عن موضوع معين .
- من امثلتها:
- الموسوعات الشرعية كالقران الكريم ، والحديث الشريف ، والتفسير، والفتاوى لكبار علماء الدين .
- الموسوعة العلمية مثل : دائرة المعارف البريطانية .
- الموسوعة العربية والاطلس الجغرافي ومنها القواميس العامة والعلمية باللغات العربية والاوروبية .
س- ما العوامل التي ساعدت على انتشار قواعد المعلومات ؟
ج- انتشار تقنية الوسائط المتعددة وشبكات الاتصال وتطور وسائل الاتصال .
س- اذكر مثال لاحد تطبيقات قواعد البيانات التي لم يشر اليها في هذا الباب ؟
ج- نظام الاحوال المدنية للمواطنين ، ونظام المكتبة لتخزين البيانات عن محتويات المكتبة .
س- اذكر مثال لاحد تطبيقات قواعد المعلومات التي لم يشر اليها في هذا الباب ؟
ج- قاعدة الفقه الاسلامي التي تحوي الآراء الفقهية للمذاهب الاسلامية المختلفة .
س- حدد لكل مما يلي نوع القاعدة من حيث كونها :
قاعدة بيانات او قاعدة معلومات .
- الدليل التجاري لاسماء الشركات بالمملكة الصادر من وزارة التجارة .
- دليل اسماء الادوية المستخدمة لعلاج الامراض بالمناطق الحارة .
- نظام الصادر والوارد بالجهات الحكومية .
- نظام المستودعات المستخدم من المؤسسات التجارية .
- قاعدة المكتبة المدرسية التي تحوي اسماء الكتب في مكتبة مدرستك .
- قاعدة الدوريات العلمية والمقالات الصادرة عن الجهات العلمية العالمية .
التطبيقيه
نوع القاعدة
- دليل اسماء الشركات
- دليل اسماءالادوية
- نظام الصادر والوارد
- نظام المستودعات
- قاعدة المكتبة المدرسية
- قاعدة الدوريات العلمية
قاعدة معلومات
قاعدة معلومات
قاعدة بيانات
قاعدة بيانات
قاعدة بيانات
قاعدة معلومات
س- اذكر اسماء بعض الحقول التي تحويها قاعدة بيانات الاحوال المدنية، وحدد نوع الحقل؟
- اسم المواطن واسم والده ومستواه التعليمي وتاريخ الميلاد له .
- جميع هذة الحقول تحوي حروفا هجائية ماعدا حقل تاريخ الميلاد فيكون حقل تاريخ .
س- اذا كانت مقارنة اسم شخصين يدويا تتطلب دقيقة واحدة من الانسان بينما يمكن انجاز ذلك من خلال قاعدة بيانات الحاسب في جزء من مليون من الثانية احسب كم الوقت المطلوب للبحث عن اسم شخص في دليل الهاتف باستخدام الاسلوب اليدوي وباستخدام قاعدة البيانات للهاتف اذا كان عدد المشتركين في الهاتف يبلغ 100000 شخص واذا كان موقع اسم الشخص في منتصف قائمة الاسماء بالدليل والبحث يتم بالتسلسل بدء من اول الدليل؟
ج- عدد اسماء المشتركين المطلوب تصفحهم = 100000 ÷ 2 = 50,000 شخص
الوقت المطلوب للفحص اليدوي = 50,000 × 1 ÷ 50,000 دقيقة
= 50,000 × 60 = 3, 833 ساعة
= 833,3 ÷ 24 = 24 يوما
الوقت المطلوب للفحص بالحاسب =50,000 × 1 × 10 =05, ثانية
س- ضع علامة ( √) امام العبارة الصحيحة و(×) امام العبارة الخطأ :
- يمكن الاستغناء عن الجداول في قاعدة البيانات أكسس . ( x)
- يمكن تعريف الحقول بعدة انواع منها نوع (نص) الذي يمكنني من ادخال ارقام في الحقل المعرف بهذا النوع 0( √ )
- لا يمكن انشاء الجداول باكثر من طريقة واحدة . (x )
- تقوم التقارير بعرض بيانات قاعدة البيانات على الشاشة فقط . ( x )
- نستطيع ادخال البيانات الى الجدول عند فتحها بطريقة عرض التصميم . ( x)
- تستخدم خاصية(نص التحقق من الصحة)لتحديد القيم التي يمكن ادخالها في الحقل . ( x )
- ان وضع القناع (0000) في خاصية قناع الادخال يلزم بادخال اربعة ارقام او اقل. (x )
- يقوم المعيارIs Null بالبحث عن الحقول التي لا تحتوي على بيانات . ( √ )
س- عدد انواع الاستعلام واذكر وظيفة كل نوع ؟ ج/ 1- استعلام تحديد : ويقوم بتحديد مجموعة من البيانات الموجودة في الجداول .
2- الاستعلام الجدولي:وهو عبارة عن ملخص للبيانات الرقمية من جدول او اكثر وتظهر البيانات على شكل جداول مشابهة لجداول برنامج اكسل .
3- استعلام انشاء جدول: ينشئ جدولا جديدا باستخلاص بعض البيانات من جداول اخرى .
4- استعلام تحديث: ويقوم بتغيير البيانات في الجداول .
5- استعلام الحاق: يستخدم لدمج سجلات من جدول الى جدول اخر .
6- استعلام حذف: ويستخدم لحذف السجلات من الجداول .
س- عدد انواع النماذج واذكر وظيفة كل نوع ؟
1- نموذج عامودي:يعرض سجلات كل حقل على شكل عمودي ويعرض كل سجل على حدة في شاشة مستقلة .
2- نموذج جدولي: يعرض السجلات على شكل صفوف بحيث يكون كل سجل في صف ويعرض عدة حقول في الشاشة الواحدة .
3- نموذج صفحة بيانات: يعرض السجلات على شكل اعمدة وصفوف مماثلة لعرض البيانات في الجداول .
4- نموذج ضبط: يعرض حقول سجل واحد فقط في الشاشة ويمتاز بضبط الاحجام المناسبة لكل حقل وترتيب الحقول بشكل منسق.
