قلّص حجم الملفات

يوفر تخفيض حجم الملفات المنفصلة، بدلاً من الأقراص كاملة مرة واحدة، ميزات مهمة، تشمل الاعتمادية التي ثبتت خلال سنين من الاستخدام. ويوفر ضغط الملفات أو أرشفة البرامج، كلاً من مساحة القرص الصلب، ووقت نقل الملفات. وتقوم برامج الضغط بتقليص الملفات عبر إزالة البيانات الفائضة، باستخدام تشفير أكثر كفاءة. ويضاف إلى ذلك، أنها تسمح بتجميع ملفاتك في زمر، وإرسال تلك الزمر معاً. يمكن لمحام مثلاً، أن يضغط جميع الملفات المتعلقة بزبون معين في ملف وحيد سهل الإدارة. وبينما تضغط الملفات من نوع DOC ذاتها، لا يوجد برنامج يستطيع ضغط ملفات الرسوميات الكبيرة من هيئة GIF أو JPEG، لأنها مضغوطة أصلاً.
يتضمن ويندوز إكس بي، وظائف ضغط الملفات كجزء ضمني فيه. انقر ببساطة بالزر الأيمن للماوس على الملف أو المجلد الذي تريد أن تضغطه، واختر "إرسال إلى" (Send To) من القائمة المنبثقة، ثم Compressed (zipped) Folder. أما أولئك الذين يستخدمون أنظمة تشغيل أخرى، فيستطيعون استخدام إصدارة مجانية من البرنامج الجيد WinZip، من الموقع www.winzip.com، أو الإصدارة التجارية مقابل 29 دولاراً، أو الإصدارة القياسية من برنامج PKware's PKZip، مقابل 24.95 دولاراً، من الموقع www.pkware.com.