التخطيط السليم من أهم عناصر إدارة الوقت
إن من أهم الاتجاهات الحديثة في الإدارة العامة بروز العديد من الاستراتيجيات الجديدة التي أظهرها الفكر المعاصر والتي تمحورت في الأخذ بكل ما من شأنه تنظيم الحياة العلمية وتأكيد أهمية الإدراك لعمليات التطوير الهادفة إلى إيجاد مجتمع يأخذ بعين الاعتبار الاتجاه الصحيح لمجرى الحياة بعيداً عن التخبط والعشوائية والفوضوية ومقولات (دعه يعبر دعه يمر) ولا شك أن هناك منفعة وجدوى وراء أي قرار فردي أو مجتمعي يتم اتخاذه بل إن الأهم أن يكون هناك إيمان كامل ومطلق بما يتخذ، وفي كتابه "اتجاهات جديدة في الإدارة بين النظرية والتطبيق" يرى الدكتور عطية حسين أفندي أن هناك فجوة أساسية بين الدول المتقدمة والدول التي تسعى للتقدم وأن هذه الفجوة هي فجوة إدارية في المقام الأول، ويقصد منها ندرة الكوادر والكفايات الإدارية القادرة على ممارسة مهنة الإدارة بكفاءة تعمل على تحقيق معدلات متزايدة من النمو الاقتصادي. ولو أن كل إنسان في هذا العالم التزم بالعمل المحدد له فإننا بلا أدنى شك سوف نجد الحلول للقضايا التي نهتم بها سواء كانت سياسية أو اقتصادية أو اجتماعية ومحور الحديث الأهم في أي عمل خاص كان أو عام هو الوقت. كم من الوقت نحتاج لإنجاز أعمالنا؟ وكم من الوقت نهدر يومياً دون أي إنتاج حتى على المستوى الشخصي؟ لو سأل كل منا نفسه كم من الأمور التي تم تأجيلها إلى الغد لوجدنا أنها أكثر مما أنجزنا. ويرى الدكتور عطية أفندي أن الوقت مورد فريد متاح بالتساوي أمام البشر بغض النظر عن أي صفات خاصة، ويخصص الدكتور أفندي في كتابه اتجاهات جديدة في الإدارة فصلاً خاصاً عن إدارة الوقت ويعرف الوقت أنه "يتجسد في وجود العلاقة المنطقية لارتباط نشاط أو حدث معين بنشاط أو حدث آخر ويعبر عنه بصيغة الماضي أو الحاضر أو المستقبل والوقت يمضي نحو الأمام دون تأخير دون توقف أو تراكم دون إلغاء أو تبديل أو إحلال".
إن من أهم العناصر لإدارة الوقت بشكل منظم وعملي "التخطيط الذي يربط بين أجزاء العملية الإدارية، فالآمال والطموحات لا يمكن رؤيتها على أرض الواقع ما لم يكن هناك نوع من التنظيم والتوجيه والتنسيق والرقابة للتسلسل المنطقي للخطة ومن الأهمية أخذ العامل الزمني بعين الاعتبار.
لقد بدأ الاهتمام بمفهوم إدارة الوقت بمفهومه الشامل في أواخر الخمسينيات من هذا القرن، ففي عام 1958م وضع جيمس مكاي كتابه "إدارة الوقت" وكان من أهم عباراته الهامة التي أوردها الدكتور أفندي "إذا كنت تشعر بنقص في الوقت أثناء عملك، فهذا مؤشر بأن مهاراتك الإدارية تتجه نحو العدم".
والوقت سر الحياة والوجود وأهم الموارد المهدرة في حياتنا والوقت له من الخصائص ما يجعله محور الاهتمام فهو مقياس الخلود لاشيء أطول منه، ولا أقصر منه لأنه ليس كافياً لتحقيق ما نريد، وهو سريعاً يمضي لا يمكن تغييره أو تحويله ولا يمكن إحلاله كعناصر العملية الإدارية الأخرى ولا يمكن بيعه أو شراؤه وكل ما يفعل المرء حسب ما يرى الدكتور عطية أفندي "هو أن يقضي المرء وقته سواء اختار ذلك أم لا وفق معدل ثابت مقداره ستون ثانية لكل دقيقة" ويرى داركر أن إدارة الوقت تختلف عن إدارة غيره من الموارد وحدد هذا الاختلاف بقوله إن إدارة وقت الآخرين وإدارة الذات تتطلب مثل إدارة أي شيء آخر "مهارات التخطيط والتنظيم والرقابة".
ورغم أهمية الوقت الذي ينقضي بانقضاء حياة الفرد إلا أننا دأبنا على سرقة هذا الوقت والعبث به.
العديد من الدراسات والأبحاث خلصت إلى تفشي ظاهرة إضاعة الوقت وسرقة الوقت المحدد للأعمال الحكومية في الوطن العربي من خلال:
- الحضور المتأخر والانصراف المبكر والأعذار معروفة، توصيل الأولاد للمدارس، راحت على الموظف نومة، السيارة عطلانة... إلخ.
- إضاعة الوقت بتناول الطعام وقراءة الصحف وجلسات الشللية أثناء العمل، والمواطن في هذه اللحظات تتعطل أعماله ويضيع وقته وتهدر حقوقه ولا يسمع إلا مقولة "راجعنا بكرة".
وفي دراسة أعدها مايكل ليوف أستاذ الإدارة بجامعة نيوأورليانز في مؤلفه "اعمل بذكاء" أن أهم مضيعات الوقت هي:
1- عدم وجود أهداف وأوليات ومواعيد للإنجاز.
2- عدم وجود أو عدم وضوح الاتصالات أو الإرشادات.
3- مكاتب مزدحمة وعدم التنظيم الشخصي.
4- عدم تقدير الوقت اللازم للإنجاز.
5- عدم القدرة على قول "لا".
6- معلومات غير ملائمة أو متأخرة.
7- التردد والتأجيل.
8- مسؤولية وسلطة مضطربة.
9- ترك المهام قبل إنجازها.
10- الزوار غير المتوقعين.
11- المعوقات الهاتفية.
وقد تناول عدد من علماء الإدارة إدارة الوقت بشيء من الدراسة والبحث في أسبابها ومسبباتها وأنواعها إلا أن أهم ما يجب التنويه إليه أن من أهم خصائص أكثر الإداريين فعالية ما يلي:
- القدرة على التنفيذ الفوري للأعمال.
- القدرة على التفويض الإداري.
- الرغبة في القيام بدعم وتشجيع المرؤوسين.
- رفض تضييع الوقت في المهام المستحيلة واللجان العقيمة التي لا تسمن ولا تغني من جوع وهنا تأتي أهمية الفصل بين الغث والسمين.
- الإحساس بالوقت والشعور بالحقيقة.
- القدرة على تحديد مواعيد معقولة للمشروعات.
والحقيقة أن فكرة السيطرة على الوقت وإدارته بطريقة علمية مدروسة ربما تحتاج للمزيد من الصبر والسيطرة على الذات خاصة في ظل الثقافة السائدة في مجتمعنا العربي، ولكن ذلك لا يعني بالضرورة أن ندع العجلة تدور دون تحكم والقرارات تتخذ دون حساب لقيمتها الوقتية. يكرر الدكتور عطية أفندي دائماً وأبداً "أن إدارة الوقت إنما هي في الحقيقة إدارة الحياة، ومن هنا وجب علينا التوقف عن إضاعة الوقت والبدء في إدارته واستثماره".
إن الفرق بين الفاعلية والكفاءة في استخدام الوقت هو مفتاح القضية ذاتها وذلك لأن الكفاءة تعني مجرد القيام بالعمل بشكل صحيح بينما الفاعلية أن تقوم بالعمل الصحيح بشكل صحيح.
إن توفير بيئة مواتية ومناسبة للاستفادة من الوقت ينبع بالأساس من الأسرة وخلق ثقافة ملائمة لتأصيل مفهوم أهمية الوقت بالتدرج من البيت إلى المدرسة إلى الجامعة إلى حقل العمل لإيجاد بيئة تنافسية تسمح بإبداع الأفراد والمؤسسات في ظل التطور التقني والمعلوماتي الذي يشهده العالم وما له من أثر فعال في إدارة الوقت من الناحية التنظيمية.
في كتابه "خطوات عظيمة.. القليل من التغيير لتحقيق الكثير من الفارق" يرى أنتوني روبنز "أننا لا نستطيع أن نتحكم بالرياح، أو المطر، أو تقلبات الطقس الأخرى، ولكننا نستطيع أن نفرد أشرعتنا بالطريقة التي قد توجهنا في المسار الذي نرغب السير فيه" فلتكن إدارتنا الصحيحة للوقت هي وسيلتنا لتنظيم حياتنا وتحقيق النجاحات.
الدكتور عبدالعزيز بن علي الصقر - أكاديمي سعودي
|
 |
رد مع اقتباس
